Functieomschrijving

• Je beheert de administratieve kant van het personeelsdossier van een groep personeelsleden door het invoeren van gegevens en het opmaken en afleveren van allerlei documenten (arbeidsovereenkomsten, sociale documenten, enz.).
• Je behandelt salarisdossiers in functie van diverse situaties (afwezigheden, overuren, premies, speciale prestaties, verlof en uitdiensttredingen) en zoekt indien nodig naar oplossingen.
• Je voert de maandelijkse controle op de loonberekeningen en betalingen uit, je volgt wijzigingen in individuele gegevens op.
• Je zet jouw technische expertise van sociale wetgeving in met het oog op een correcte toepassing en uitvoering van beslissingen.
• Je zoekt oplossingen bij verwerkingsproblemen in de SAP-loonmotor en verdiept je zo ook in de meer technische aspecten van de loonberekening en -verwerking.
• Je informeert in 2e lijn personeelsleden bij meer gespecialiseerde vragen over sociale wetgeving, salaris en afwezigheden.
• Je optimaliseert, in overleg met je collega's en de coördinator, de interne werkprocessen met het oog op maximale efficiëntie en compliance.
• Je maakt deel uit van een team enthousiaste collega's.

Bedrijfsprofiel:

HR-dossierbeheer is één van de drie eenheden binnen het HR-Servicecentrum van KU Leuven. Deze eenheid wordt aangestuurd door de coördinator HR-dossierbeheer, waaraan je rapporteert, en staat in voor de personeelsadministratie, het opmaken van contracten en attesten enerzijds en de payroll van alle personeelsleden van de universiteit anderzijds. Deze back office functie gebeurt volledig in eigen beheer. De dossierbeheerders salarisadministratie nemen deze taken zelfstandig op en worden hierin ondersteund door de HR-medewerkers.

Profiel

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma (bv. personeelswerk) waarbij sociale wetgeving in je opleiding een belangrijk aspect was of je bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt bij voorkeur een eerste relevante werkervaring opgedaan.
• Je bent bereid je kennis van sociale wetgeving te verruimen en deze om te zetten naar de praktijk.
• Je bent in staat om te werken in een complexe omgeving (veelheid aan specifieke statuten, complexe externe en interne wetgeving, ...).
• Je hebt interesse/affiniteit met de technische kant van de loonberekening en bent bereid je hier verder in te verdiepen.
• Je werkt nauwkeurig, en bent oplossingsgericht, klantvriendelijk en stressbestendig.
• Je hebt een goede kennis van Word en Excel.
• Je kan zowel mondeling als schriftelijk communiceren in het Nederlands en het Engels.
• Je hebt kennis van SAP en/of bent bereid om een diepgaande kennis in dit domein te verwerven.
• Je bent een geboren teamplayer maar je kan ook autonoom werken.
• Je hebt een positieve ingesteldheid.

Jobgerelateerde competenties

• Opleidingsnoden van het personeel verzamelen en samenvatten
• Individuele dossiers van werknemers opvolgen en updaten
  De wettelijke aangifte indienen
• Personeel inlichten over sociaal recht en specifieke kenmerken van de organisatie
• Loongegevens invoeren (premies, uitkeringen, maandelijkse salarissen, inhoudingen, ...)
  Loonstrookjes controleren

Aanbod

Wij bieden een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur. Aan deze functie is een salaris in graad 4 of graad 5 gekoppeld, afhankelijk van je relevante ervaring en competenties.

Bovendien biedt KU Leuven heel wat extra-legale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering en groepsverzekering, ecocheques, samenaankoop, voordelige verlofregeling, ....

Plaats tewerkstelling

3000 LEUVEN